TIPS ĐỂ VIẾT EMAIL TIẾNG NHẬT HAY HƠN
- 20-05-2022
Email là 1 cách thuận tiện để liên lạc, giao tiếp. Nó cho phép chúng ta trao đổi tin nhắn và xem lại những tin nhắn cũ vào bất kì lúc nào và ở bất cứ đâu. Tuy nhiên để sử dụng công cụ này một cách đúng đắn và hiệu quả thì phải chú ý những điều dưới đây:
- Viết quá ngắn và đơn giản có thể làm mất đi sắc thái vốn có của tin nhắn và dẫn đến những hiểu lầm không đáng có
- Đối với những vấn đề mà suy nghĩ và cảm xúc của bạn cần được thể hiện 1 cách rõ ràng - chẳng hạn như khi xin lỗi, cần sự tư vấn về một vấn đề quan trọng hoặc yêu cầu một việc lớn – thì đây được xem là 1 phương tiện tốt để trực tiếp thảo luận vấn đề đó hoặc qua điện thoại. Nếu hoàn cảnh bắt buộc bạn phải dùng email để liên hệ với ai đó về 1 vấn đề quan trọng, hãy đưa ra gợi ý rằng sẽ thảo thuận vấn đề đó bằng lời nói sau để tránh xúc phạm người đó.
CÁCH VIẾT NƠI GỬI ĐẾN
Nơi gửi đến trong email doanh nghiệp được viết theo thứ tự sau: tên tổ chức, tên bộ phận và tên cá nhân. Sẽ rất khiếm nhã nếu phạm lỗi ở phần này, vì vậy hãy kiểm tra những lỗi sai kanji và lỗi ấn loát trước khi nhấn nút gửi.
Từ lần thứ 2 trở đi bạn có thể chỉ cần viết tên người nhận là được.
VD: 花山様 Hanayama sama: Ngài Hanayama
Khi thêm vào chức vị thì phải viết chức vị ở phía trước tên người nhận và không thêm 様 (ngài) vào trong trường hợp này.
VD: 課長 花山良子 : Trưởng phòng Hanayama
× 花山良子課長様 : Ngài Hanayama Trưởng phòng
Khi gửi mail đến 1 tổ chức, thêm 「御中」(kính gửi) vào tên tổ chức.
VD: 株式会社富士山ホールディングス御中 : Kính gửi Fujisan Holdings, Inc.
Khi gửi email cho khoảng 3-4 người, hãy viết tên của tất cả mọi người kèm kính ngữ thích hợp.
VD: 田中様・吉田様・鈴木様 : Cô Tanaka, Cô Yoshida, Ngài Suzuki
Khi gửi cho nhiều người hơn, hãy dùng 「各位」(mọi người). Lúc này thì không dùng 様.
VD1: 各位 : Mọi người
VD2: 販売局各位 : Mọi người ở phòng kinh doanh
× 各位様 kakui sama
Trong những email CC, vẫn lịch sự khi thêm tên người nhận CC ở cuối nơi gửi đến.
VD: 富士山ホールディングス Fujisan Holdings
花山さま Cô Hanayama
CC: 佐藤様 CC: Mr. Sato
HÃY CHÚ Ý LỖI KHI CHUYỂN ĐỔI KANJI
Có nhiều tên phát âm giống nhau nhưng chữ viết kanji lại khác nhau, vì vậy hãy cẩn thận để tránh chọn sai chữ kanji. Nếu bạn không chắc, hãy copy-pasting tên của người đó từ phần chữ ký trong email bạn nhận được từ họ.
<Ví dụ về tên họ dễ bị lỗi chuyển đổi kanji>
わたなべ ：渡辺・渡部・渡邊・渡邉
さいとう ：斉藤・斎藤・齊藤・齋藤
Những từ kanji kiểu cũ đôi khi bị cắt xén bởi hệ thống email. Vì vậy, một số người có kanji như vậy trong tên thường chọn một ký tự khác khi viết tên họ trong email. Bạn nên hỏi từng ký tự mà bạn nên sử dụng cho tên của họ.
Dưới đây là 1 ví dụ về email trong doanh nghiệp: (1).png)
