Văn hóa giao tiếp qua điện thoại

Khi làm việc ở môi trường công sở, không ít trường hợp bạn sẽ nhận được điện thoại của các đối tác của công ty, và nhận hay gọi điện ở môi trường công sở cũng là một mảnh trong văn hóa làm việc. Khi nhấc điện thoại lên, là bạn đã trở thành bộ mặt của công ty, đại diện cho công ty đối ngoại. Nếu cuộc trò chuyện êm đẹp, ấn tượng của họ về công ty bạn sẽ tốt lên. Và ngược lại nếu có sự hiểu lầm gì xảy ra trong cuộc điện thoại ngắn ngủi đó cũng có thể làm công ty mất đi một khách hàng. Vì thế Vietlabo nhắc lại nhé, văn hóa nghe nhận điện thoại trong công sở là CỰC KỲ QUAN TRỌNG ‼️
Nói đến việc nhận và gọi điện trong công sở là cả một đại tuyển tập. Kỳ 1 Vietlabo sẽ nói sơ qua những điểm quan trọng khi nhận điện thoại nhé
📞. Sự chính xác
Mục đích của người khác khi gọi đến một công ty, không gì khác ngoài: Nhận thông tin hoặc Gửi thông tin. Nói nôm na là họ muốn hỏi một thông tin gì đó từ phía mình, hoặc là gửi một thông tin đến cho công ty. Và Thông tin này dù nhỏ hay lớn đều là QUAN TRỌNG nhé. Nên với vị trí một người truyền tin, bạn phải đảm bảo thông tin nhận được và gửi đi đều phải CHÍNH XÁC. Hãy nhớ các nguyên tắc ＜ 5 W 3 H ＞ bao gồm:
➡️ Who（誰が）
➡️ What（何を）
➡️ When（いつ）
➡️ Where（どこで）
➡️ Why（なぜ）
➡️ How（どのように）
➡️ How many（どれくらい）
➡️ How much（いくらで）
Hãy chắc chắn rằng, khi nhấc điện thoại lên, bên cạnh bạn đã có sẵn cây viết và 1 tờ giấy để memo lại tất cả những thông tin được bên kia nói đến. Và đừng quên hãy xác nhận lại (đọc lại 1 lần nữa) những thông tin đó để 2 bên cùng xác nhận độ chính xác nhé.
📞. Sự nhanh chóng
Khi dùng đến phương thức giao tiếp qua điện thoại thì sẽ có 2 tổn thất: Tiền bạc và Thời gian. Tiền ở đây tất nhiên là phí điện thoại, nếu là cuộc gọi quốc tế thì phí sẽ càng nhiều hơn nữa. Thời gian đề cập đến là thời gian chờ đợi.
Hãy tưởng tượng một khách hàng từ Mỹ gọi đến Nhật để tìm trưởng phòng của bạn, rồi bạn bảo họ đợi để đi tìm người trưởng phòng mà tới mình còn không biết đang ở đâu. Họ sẽ sốt ruột lên nhìn kim giây trôi qua rồi nghĩ đến số tiền điện thoại phải trả.
Thế nên hãy lưu ý, khi dùng cách thức giao tiếp qua điện thoại, hãy đảm bảo mọi việc diễn ra thật nhanh chóng.
📞. Cảm giác tốt/ xấu
Như đã nói ở trên, người nhận điện thoại đang thay mặt cả một công ty, nên cảm giác bạn đem đến cho người nghe chính là cảm nhận của họ về công ty của bạn.
Lưu ý về tone giọng nói, đừng mang ngữ khí bực dọc, giỡn hớt khi bạn đang nói chuyện với đồng nghiệp rồi quay qua nhận điện thoại nhé. Cả về tốc độ khi nói chuyện cũng là một điểm đáng lưu ý, không nên nói quá nhanh, cũng đừng nên rặn từng từ một.
Và một điểm đặc biệt nữa là, trong tiếng Nhật phân chia thành “Tôn kính ngữ”, “Khiêm nhường ngữ”, và” Thể lịch sự”. Tuyệt đối đừng lẫn lộn khi sử dụng những ngôn ngữ này trong giao tiếp nhé.
📞. Xem xét thời gian
Ở môi trường công sở, nhất là Nhật Bản, dù thời gian làm việc khác nhau, hay thời gian vào làm, tan ca khác nhau thì cũng sẽ có một số khung thời gian nhất định cần lưu ý. Hãy note lại để biết khoảng thời gian nào nên tránh gọi điện để không làm phiền đối phương nhé
🔹 30 phút sau giờ vô làm: thường sẽ có nhiều các cuộc họp vào buổi sáng
🔹 Giờ nghỉ trưa: tất nhiên mọi người đều sẽ ra ngoài vào giờ này
🔹 Sau giờ nghỉ trưa và trước giờ tan làm khoảng 1 tiếng: đây là thời gian cực kỳ bận rộn
🔹 Ngoài giờ làm việc: tất nhiên bạn có thể gọi vào giờ này, nhưng quan trọng là người bạn muốn tìm có lẽ không còn ở đây
Chúng ta kết thúc kỳ 1 ở đây nhé, chỉ mới sơ lược qua mà đã nhiều quy tắc thế kia, đúng là môi trường công sở “không dễ sống” chút nào. Nhưng đừng lo, vì Vietlabo luôn bên cạnh giúp bạn. 😉
------------------
VIETLABO - MẠNG TUYỂN DỤNG VIỆC LÀM NHẬT BẢN
ϟ www.vietlabo.com
ϟ 096 212 0303