BÍ QUYẾT SẮP XẾP ĐỂ TẠO HIỆU QUẢ TRONG CÔNG VIỆC
- 11-08-2022
Một trong những thử thách lớn nhất khi làm việc là tìm cách sắp xếp thứ tự ưu tiên cho những việc cần làm. Nhưng thực tế, rất nhiều việc bạn làm mỗi ngày thật ra là không cần thiết (ít nhất không cần ngay lập tức). Vấn đề ở đây chính là cách sắp sếp công việc hằng ngày của mỗi người khác nhau. Biết cách sắp xếp thứ tự ưu tiên sẽ giúp bạn sử dụng thời gian mỗi ngày hiệu quả hơn. Đó là nền tảng để nâng cao hiệu suất công việc cũng như cải thiện cân bằng công việc và cuộc sống. Hãy cùng Việt Labo tham khảo các bước sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên hàng ngày bạn có thể áp dụng.
1. Lập danh sách tất cả các công việc
1. Lập danh sách tất cả các công việc
Chìa khóa sắp xếp công việc hiệu quả chính là hiểu rõ toàn bộ phạm vi những việc bạn cần làm—dù công việc có bình thường đến mấy, bạn hãy cứ ghi ra và xem xét. Một mẹo khá hay để nắm toàn cảnh là ghi cả việc công và việc tư trong ngày ra một danh sách.
Bất kể việc gì, dù chỉ là lấy quần áo từ tiệm giặt là hay họp riêng với sếp, cũng cần được đưa vào cùng một danh sách. Khi đã liệt kê hết mọi công việc, thường thì bạn có thể sắp xếp theo thứ tự ưu tiên về tầm quan trọng, mức độ khẩn cấp, thời gian cần thiết và giá trị mà mỗi việc mang lại.
2. Đánh dấu những việc quan trọng và khẩn cấp
2. Đánh dấu những việc quan trọng và khẩn cấp
Trong danh sách công việc, bạn cần ghi rõ deadline cho mỗi mục. Có như vậy, bạn mới biết việc nào cần làm xong ngay và có thể vạch trước kế hoạch cho các deadline về sau. Đặt ra kỳ hạn ngay cả khi công việc không yêu cầu cũng rất quan trọng; bằng không, bạn sẽ tiếp tục trì hoãn những công việc quan trọng chỉ vì chúng không gấp gáp.
3. Cân nhắc thời gian và công sức hoàn thành mỗi công việc
3. Cân nhắc thời gian và công sức hoàn thành mỗi công việc
Nhìn vào danh sách công việc dài dằng dặc thì ai cũng không khỏi choáng ngợp bởi lượng việc cần làm, cảm giác đó thường dẫn đến tình trạng trì hoãn và năng suất sụt giảm. Để “xốc” lại tinh thần, bạn hãy đánh giá các công việc theo công sức cần bỏ ra.
Nếu danh sách công việc quá nhiều, bạn hãy ưu tiên những mục cần ít thời gian và công sức nhất rồi nhanh chóng hoàn tất trước. Khi đã lọc bớt, bạn sẽ thấy dễ thở hơn và có cảm giác thành tựu, tăng thêm động lực cho ngày dài phía trước.
4. Đánh dấu thời gian cần hoàn thành
4. Đánh dấu thời gian cần hoàn thành
Trong danh sách công việc, bạn cần ghi rõ hạn chót cho mỗi mục. Như vậy, bạn mới biết việc nào cần làm xong ngay và có thể vạch trước kế hoạch cho các hạn chót về sau. Đặt ra kỳ hạn ngay cả khi công việc không yêu cầu cũng rất quan trọng; bằng không, bạn sẽ tiếp tục trì hoãn những công việc quan trọng chỉ vì chúng không gấp gáp.
5. Gạch bỏ các việc đã hoàn thành trong danh sách
5. Gạch bỏ các việc đã hoàn thành trong danh sách
Khi lướt qua bản danh sách, bạn sẽ tận hưởng giây phút khoan khoái gạch bỏ từng thứ một, xóa chúng khỏi danh sách. Khi làm việc có kế hoạch bạn sẽ cảm thấy mọi việc trong tầm kiểm soát và hoàn thành tốt chúng trước khi tan làm trở về nhà và không còn phải suy nghĩ quá nhiều về những việc chưa làm xong hoặc bị đình trệ. Hãy dành một phút để tự thưởng cho mình sau mỗi thành quả nho nhỏ đã đạt được!
Trên đây là trình tự các cách để giúp bạn sắp xếp công việc. Hãy nhớ, mục đích sắp xếp công việc là dành thời gian thực hiện những công việc quan trọng – những việc sẽ tạo khác biệt về lâu dài và đưa bạn đi đúng hướng. Khi sắp xếp hợp lý, bạn sẽ chủ động hơn, tập trung hơn và có chủ đích hơn. Chúc bạn thành công.
Leave your comment
